Con la risposta ad interpello 11.10.2018 n. 34, l’Agenzia delle Entrate ha fornito alcuni chiarimenti in relazione alla procedura di ricezione, protocollazione, registrazione e conservazione delle fatture d’acquisto adottata dalla società istante.
Nella risposta in esame l’Agenzia delle Entrate ha premesso che:
- in linea generale, il soggetto passivo IVA è tenuto, fra l’altro, a numerare in ordine progressivo le fatture d’acquisto e le bollette doganali (art. 25 del DPR 633/72);
- non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture elettroniche di acquisto, l’esigenza di facile individuazione del documento deve essere soddisfatta attraverso l’associazione informatica della fattura con i dati annotati nel registro IVA (circ. Agenzia delle Entrate 19.10.2005 n. 45);
- se è assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e nel registro IVA acquisti nonché in quello dei protocolli di arrivo, non è indispensabile l’apposizione fisica del numero progressivo IVA sulla fattura (ris. Agenzia delle Entrate 10.4.2017 n. 46).
Con riguardo al caso in esame, dunque, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che è possibile garantire la correlazione univoca fra la fattura ricevuta e l’annotazione nel relativo registro IVA attraverso il riporto su quest’ultimo:
- del numero di protocollo IVA distinto per società e attribuito al momento dell’an-notazione;
- del VIM (“Vendor Invoice Management”) number associato virtualmente alle fatture dal sistema gestionale adottato;
- del numero progressivo e univoco attribuito alla fattura dal fornitore.
Deve essere possibile anche effettuare la stampa riepilogativa dei VIM number e dei relativi dati associati, fra i quali, il numero che il fornitore ha attribuito alla fattura.
In relazione alla conservazione elettronica dei documenti informatici non vi è l’obbligo di una loro materializzazione su supporti fisici per considerarli giuridicamente esistenti ai fini delle disposizioni tributarie (circ. Agenzia delle Entrate 24.6.2014 n. 18). Secondo quanto precisato nella risposta a interpello in esame, tale principio vale a prescindere dal fatto che si tratti di fatture elettroniche o di documenti creati e/o inviati con strumenti elettronici.