Il diritto del socio di s.r.l. di consultare la documentazione sociale, ai sensi dell’art. 2476, comma 2, Codice Civile, deve essere contemperato con le esigenze della società relative alla riservatezza dei dati sociali.
Il diritto di controllo individuale del socio, nelle società a responsabilità limitata, trova riferimento normativo nell’art. 2476, comma 2, Codice Civile, secondo cui “i soci che non partecipano all’amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione”. Il diritto all’informazione ed alla consultazione consente al socio di venire a conoscenza di determinati fatti sulla base di un comportamento doveroso degli amministratori che sono obbligati ad attivarsi tempestivamente ed a non frapporre ostacoli all’esercizio di tali diritti.
Nell’attuale disciplina il diritto di controllo del socio opera anche in presenza del collegio sindacale in quanto il legislatore ha ritenuto che, anche in tal caso, esistano prerogative dei soci meritevoli di essere tutelate mediante il diritto di controllo. La giurisprudenza ha inoltre configurato il diritto individuale di controllo come diritto potestativo, il cui esercizio non è subordinato alla ricorrenza di interessi od esigenze particolari del socio. Parte della dottrina ha poi inquadrato il diritto del socio all’informazione nella categoria dei diritti soggettivi collettivi, volto a tutelare sia l’interesse individuale del socio sia l’interesse sociale al corretto funzionamento della società.
L’accesso alla documentazione sociale è esercitabile senza che il socio sia onerato di dimostrarne l’utilità rispetto alla soddisfazione di un suo specifico interesse alla conoscenza dei documenti cui intende accedere, con la conseguente insindacabilità delle motivazioni alla base della richiesta.
Tuttavia l’ampiezza e l’incisività del diritto individuale di controllo rendono evidente la necessità di impedire un utilizzo improprio del diritto stesso da parte dei soci, suscettibile di arrecare danno al regolare funzionamento della società, con particolare riguardo all’aspetto della riservatezza dei documenti sociali. Per individuare i limiti a tale diritto si fa riferimento al rispetto dei principi di correttezza – art. 1175 Codice Civile – e di buona fede – art. 1375 Codice Civile – che impongono il contemperamento degli interessi confliggenti coinvolti, evitando che il socio si avvalga del diritto di informazione e di consultazione per finalità in contrasto con quelle sociali. Una parte della dottrina e della giurisprudenza ha fatto riferimento inoltre al principio di abuso del diritto; in ogni caso ogni qualvolta la richiesta del socio sia palesemente motivata da fini emulativi, dilatori ed ostruzionistici, gli amministratori possono legittimamente rifiutarsi di fornire informazioni o di consentire la consultazione dei documenti.
È stato in particolare affermato che la società può adottare le misure necessarie a contemperare il proprio interesse alla protezione dei dati riservati con l’interesse del socio ad accedere ai documenti ed alle notizie sulla gestione sociale nel caso in cui il diritto di controllo venga esercitato da un socio che possa trasferire a terzi concorrenti dati che la società ha interesse a mantenere riservati, ovvero da un socio che svolga egli stesso un’attività in concorrenza con quella della società (Trib. Milano, Sez. Impr. B, 20 luglio 2017, Pres. Est. E. Riva Crugnola). In tal caso il diritto alla consultazione della documentazione sociale può trovare specifica limitazione nel mero mascheramento dei dati sensibili, fornendo libero accesso alle altre copie.