Con l’uso sempre più diffuso delle auto aziendali, sia per ragioni di servizio che come benefit ai dipendenti, e il diffondersi di nuove tecnologie, si rende necessario aggiornare le policy aziendali.
Nuove tecnologie e utilizzo promiscuo delle auto aziendali determinano la necessità di rivedere le policy aziendali sull’utilizzo delle autovetture.
A seconda che l’auto sia data in uso al dipendente solo per servizio o anche per esigenze della vita privata valgono regole assai diverse: nel primo caso, infatti, posto che può trattarsi anche di un furgoncino o comunque di un veicolo commerciale (inclusi i motocicli), di norma il veicolo viene preso in consegna dal lavoratore presso la sede dell’azienda, e qui deve essere lasciato a fine giornata.
Al contrario, i veicoli (normalmente auto, ma non di rado anche scooter e moto) “a uso promiscuo” vengono concessi in uso ai dipendenti, per ragioni di servizio (e spesso, anche di immagine), ma possono essere utilizzati anche per le esigenze della vita privata ad esempio nel weekend e per viaggi connessi alla fruizione delle ferie.
Soprattutto in quest’ultima circostanza è bene che la policy aziendale, normalmente “tradotta” in un manuale d’uso, sia molto chiara circa le modalità di utilizzo. È opportuno, quindi consegnare il manuale d’uso al dipendente e farsi rilasciare ricevuta datata e firmata per accettazione.
L’evoluzione delle tecnologie consente oggi l’attivazione su larga scala di nuovi servizi: basti pensare alle app di condivisione, come BlaBlacar che consente di entrare in contatto con milioni di aspiranti “viaggiatori”, e di trovare e offrire passaggi a pagamento. E’ opportuno che questa possibilità sia limitata per i veicoli di lavoro, o in uso promiscuo, di cui il dipendente abbia la disponibilità specificando nella policy aziendale che l’auto va usata per ragioni di servizio, e nel caso di uso promiscuo per fini di svago, proprio e della famiglia, ma non può essere utilizzata per fini diversi, in particolare per il trasporto di persone estranee, pena l’applicazione di sanzioni disciplinari.
Ancor più semplicemente, la policy sui veicoli messi a disposizione dei dipendenti, in qualsiasi forma e a qualsiasi titolo, dovrebbe chiarire che, salvo l’applicazione di persone autorizzate, non è consentito far salire estranei.
Relativamente al trattamento fiscale da applicare alle auto aziendali:
- nessun problema sorge con riferimento ai veicoli aziendali concessi in uso per le sole esigenze di servizio, in quanto nessuna utilità personale deriva al dipendente;
- nel caso di uso della propria auto per motivi di lavoro (fuori dal Comune) si fa luogo al rimborso chilometrico con le tariffe Aci;
- nell’ipotesi, infine, di utilizzo anche privato, di concessione dell’auto aziendale come fringe benefit, vige l’art.51, comma 4, del D.P.R. 917/1986, il quale dispone che per gli autoveicoli, motocicli, ciclomotori concessi in uso promiscuo, si assume il 30% dell’importo corrispondente a una percorrenza convenzionata di 15 mila km calcolato sulla base del rimborso chilometrico di esercizio desumibile dalle tabelle Aci.