Sommario
1. Spese di trasferta soggette a tracciabilità.
2. Rimborsi delle trasferte di dipendenti
2.1. Esclusione dal reddito in capo al dipendente.
2.2. Deducibilità per l’impresa e il professionista.
3. Spese di trasferta dell’imprenditore o del professionista.
4. Spese di rappresentanza soggette tracciabilità.
4.1. Esclusione delle spese di pubblicità e sponsorizzazione.
5. Individuazione degli strumenti di pagamento tracciabili
6. Prova del pagamento “tracciato”.
L’art. 1 co. 1 – 5 del DL 17.6.2025 n. 84, entrato in vigore il 18.6.2025, ha apportato alcune modifiche agli obblighi di tracciabilità dei pagamenti (introdotti dall’art. 1 co. 81 – 83 della L. 30.12.2024 n. 207, legge di bilancio 2025) per la deducibilità, dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo, nonché dalla base imponibile IRAP, delle spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante taxi o noleggio con conducente (NCC).
Analoghe condizioni operano per la deducibilità delle spese di rappresentanza e di quelle per omaggi ai clienti.
1. Spese di trasferta soggette a tracciabilità
Ai fini della non imponibilità delle somme rimborsate ai dipendenti o ai lavoratori autonomi e della deducibilità, in capo al datore di lavoro o committente, degli oneri sostenuti, devono essere pagate con strumenti che consentono la tracciabilità dell’esborso le seguenti spese:
- vitto e alloggio;
- viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea.
Il DL 84/2025 ha previsto che sono soggette all’obbligo di pagamento con strumenti tracciabili solo le spese sostenute nel territorio dello Stato. Pertanto, le spese sostenute al di fuori del territorio dello Stato possono continuare a essere sostenute anche in modo non tracciabile.
1.1. Tabella esemplificativa
Alla luce di quanto sopra, di seguito, si fornisce un elenco esemplificativo e non esaustivo di alcune spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto “tipiche” che devono essere tracciate e di altre spese “tipiche” che, invece, possono continuare a essere sostenute in contanti.
Spese con obbligo di tracciabilità | Spese senza obbligo di tracciabilità |
Albergo e ristorante (sostenute in Italia) | Albergo e ristorante (sostenute all’estero) |
Taxi (sostenute in Italia) | Taxi (sostenute all’estero) |
Noleggio con conducente (sostenute in Italia) | Noleggio con conducente (sostenute all’estero) |
Biglietto di trasporto pubblico (es. treno, aereo, bus, tram, ecc.), ovunque sostenute | |
Posteggio dell’autoveicolo (ovunque sostenute) | |
Noleggio senza conducente (ovunque sostenute) |
2. Rimborsi delle trasferte di dipendenti
2.1. Esclusione dal reddito in capo al dipendente
I rimborsi delle spese di trasferta non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente se i pagamenti di tali spese, sostenute nel territorio dello Stato (novità del DL 84/2025), sono stati effettuati con versamento bancario o postale ovvero mediante gli altri sistemi di pagamento tracciabili. Le spese sostenute al di fuori del territorio dello Stato possono continuare a essere sostenute in contanti o con uno degli strumenti non tracciabili.
Decorrenza
La disapplicazione del regime di tracciabilità dei pagamenti per le spese sostenute all’estero, introducendo una semplificazione che opera in senso più favorevole al contribuente, decorre dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024 (2025, per i soggetti “solari”).
Gli obblighi di tracciabilità dei pagamenti per le spese sostenute nel territorio dello Stato, alle condizioni sopra precisate, si applicano dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31.12.2024 (2025, per i soggetti “solari”), come già previsto dalla L. 207/2024.
2.2. Deducibilità per l’impresa e il professionista
Gli obblighi di tracciabilità delle spese individuate nel precedente § 1, sostenute nel territorio dello Stato, operano anche ai fini della deducibilità delle stesse dai redditi d’impresa e di lavoro autonomo e dalla base imponibile IRAP.
I nuovi obblighi di tracciabilità si estendono altresì alle spese di trasferta analiticamente rimborsate a collaboratori coordinati e continuativi o a titolari di altri redditi assimilati al lavoro dipendente (es. amministratori non titolari di partita IVA).
3. Spese di trasferta dell’imprenditore o del professionista
Il DL 84/2025 ha stabilito che, per essere deducibili, le spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o NCC, sostenute nel territorio dello Stato direttamente dall’imprenditore o dall’esercente arti e professioni per la propria attività, devono essere pagate con versamento bancario o postale ovvero mediante gli altri sistemi tracciabili.
4. Spese di rappresentanza soggette tracciabilità
Sono soggette all’obbligo di tracciabilità anche:
- le spese di rappresentanza;
- le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00 euro (c.d. “spese per omaggi”).
Tale obbligo, previsto inizialmente solo a carico delle imprese per effetto della L. 207/2024, è stato esteso dal DL 84/2025 anche agli artisti e ai professionisti.
Pertanto, le spese in esame sono deducibili:
- da un lato, se il pagamento è eseguito con gli strumenti tracciabili;
- dall’altro, se rientrano nei limiti quantitativi già attualmente fissati dall’art. 108 co. 2 del TUIR (per i titolari di reddito d’impresa) e dall’art. 54-septies co. 2 del TUIR (per i titolari di reddito di lavoro autonomo).
4.1. Esclusione delle spese di pubblicità e sponsorizzazione
Dal momento che hanno diversa natura dalle spese di rappresentanza, sono escluse dai nuovi obblighi di tracciabilità:
- sia le spese di pubblicità;
- sia le spese di sponsorizzazione.
Per tali spese, ai fini della relativa deducibilità, restano tuttavia applicabili i consueti oneri documentali definiti dalle vigenti disposizioni.
5. Individuazione degli strumenti di pagamento tracciabili
Affinché le spese e i relativi rimborsi continuino a essere, rispettivamente, deducibili per l’impresa e l’esercente arti e professioni e non imponibili in capo al dipendente, il pagamento deve essere “tracciabile”.
Di seguito, si fornisce un riepilogo esemplificativo e non esaustivo degli strumenti di pagamento ammessi e non ammessi ai fini del rispetto dei nuovi obblighi di tracciabilità.
Strumenti di pagamento ammessi | Strumenti di pagamento non ammessi |
Carta di credito o debito (bancomat) | Denaro contante |
Satispay o altra app per smartphone collegata a un IBAN | Software che rende tracciabili i pagamenti in contanti senza collegamento a un IBAN |
Telepedaggio collegato a un IBAN (es. Telepass) | Circuiti di credito commerciale che non utilizzano nessuno dei sistemi di pagamento ammessi |
Bonifico bancario o postale | |
Assegno |
6. Prova del pagamento “tracciato”
In assenza di indicazioni normative, per dimostrare al datore di lavoro o al committente di aver utilizzato i mezzi di pagamento tracciabili, il dipendente, collaboratore o consulente della società o del professionista dovrebbe, in alternativa:
- utilizzare una carta di credito o di debito a uso aziendale o professionale;
- consegnare al datore di lavoro o al committente le fotocopie degli scontrini dei POS rilasciati, ad esempio, dal tassista o dal conducente, nelle ipotesi in cui non si disponga di una carta aziendale e si debba quindi eseguire il pagamento con propri strumenti tracciabili.
Lo studio Zagarese & Associati è a disposizione per fornire assistenza e chiarimenti